Officemanager (24 uur)

24 uur – Officemanager – Voorschoten – 5+ jaar ervaring – Ervaring in leidinggevende functie – HBO

Wat doe je?

De functie die we hebben gecreëerd noemen we officemanager, maar dat dekt eigenlijk de lading niet. In deze rol ben je namelijk verantwoordelijk voor:

    • Automatisering
    • HR-zaken
    • Kwaliteitsbeheer

Een veel bredere functie dan deze is lastig te vinden. Toch gaan wij hiervoor!

Solliciteren?

Herken jij jezelf in deze vacature? Stuur een mail met je CV naar [email protected] of bel naar
071-5763559 en vraag naar Marijke. DIRECT MAILEN
  terug naar vacatures

Bij Freek van Os gaat het vooral om wat je doet en niet zozeer welk bordje op de deur hangt.
Wij brengen deze diverse werkzaamheden graag bij 1 persoon onder. Het is efficiënt om de kennis en ervaring van deze zaken te combineren. Daarnaast is het bedrijf onvoldoende groot om voor elke specialisatie een aparte collega in te zetten.

Wij zijn dus op zoek naar een uniek persoon, ben jij dat?
Lees dan snel verder, we gaan hieronder dieper in op de verschillende verantwoordelijkheden in de verschillende taken:

Automatisering expand_more

Verantwoordelijkheden

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren, implementeren en onderhouden van de computersystemen, netwerken en applicaties die helpen bij het runnen van de bedrijfsactiviteiten. Dit is vooral gericht op bereikbaarheid, stabiliteit en efficiëntie.

Taken

  • Voorkomen en oplossen van storingen en uitval van systemen
  • Opstellen en beheren van een onderhoudsplan
  • Implementeren en begeleiden van nieuwe technieken en innovatie
  • Opleiden en ondersteunen collega’s.
  • Het beoordelen van mogelijkheden tot verbetering en adviseren van de directie
    partijen beschikbaar zijn voor Freek van Os. Binnen het bedrijf ben je goed op de hoogte van de infrastructuur. Je beheert de conditiebestanden van onze artikelen Je weet welke software en systemen gebruikt worden. Je zorgt dat de inkomende vragenlijsten van de zzpérs die onderhoud doen gecontroleerd worden. Kleine problemen los je zelf op, voor specialistische problemen zorg je dat de juiste

Waar begin je mee

Je maakt kennis met onze partners met betrekking tot automatisering. Je bespreekt de huidige dienstverlening en inventariseert op handen zijnde updates en innovaties. De eerst volgende implementatie zal een nieuw telefoonsysteem zijn. Je sluit aan bij lopende offertetrajecten en zal daarna de uitrol begeleiden.

Vereisten

  • Kennis van windowssystemen
  • Bekend met de opbouw van terminal-server-systemen
  • Analytisch
  • Stressbestendig

HR-zaken expand_more

Verantwoordelijkheden

Je hebt de verantwoordelijkheid in het ondersteunen, adviseren en faciliteren van het primaire proces op het HR vakgebied. Volgt, signaleert en analyseert relevante interne en externe ontwikkelingen en vertaalt deze ontwikkelingen naar consequenties en mogelijkheden voor Freek van Os.

Taken

  • Opstellen en tijdig vernieuwen of beëindigen van arbeidsovereenkomsten
  • Uitzetten van vacatures en begeleiden sollicitatieprocedures
  • Begeleiden van ziekteverzuim in samenwerking met arbodienst
  • Uitvoeren van de salarisadministratie (en aanleveren van de gegevens hiervoor)
  • Up-to-date houden van HR-systemen
  • Afhandelen van de administratie voor jaarlijks terugkerende processen, zoals beoordelingen, salarisopslag en bonussen
  • Registreren van personeelsmutaties
  • Verzorgen van trainingen en opleidingen voor het personeel
  • Coördineren van jubileumvieringen

Waar begin je mee

Wij zijn op zoek naar een passend alternatief voor ontwikkelgesprekken, iets luchtigs zonder dat het onbelangrijk lijkt. je gaat hiermee aan de slag en komt met een voorstel. Daarnaast is in ons vakgebied zoveel te leren dat het opstellen van het opleidingsplan voor komend jaar prioriteit heeft!

Vereisten

  • inhoudelijk op de hoogte van verzuimprotocollen en wetgeving (pré)
  • tactvol en in staat tot conflicthantering

Kwaliteitsbeheer expand_more

Verantwoordelijkheden

Je bent verantwoordelijk voor het garanderen en optimaliseren van de kwaliteit van onze 24/7 service door de monteurs bij onze klanten en de daarbij behorende processen. Je zet een certificeerbaar kwaliteitsmanagementsysteem op en onderhoudt dat.

Taken

  • Werken aan een standaardisatie en vastlegging van werkzaamheden en procedures
  • Structuren en bewaken van beschikbaarheid technische normen
  • Organiseren toolbox-bijeenkomsten
  • Implementeren van nieuwe technieken of processen (bv. gereedschapsbeheer, projectopleveringen, concept warmtepompen)

Waar begin je mee

De directie gaat akkoord met het voorstel om de onderhoudscontracten voor cv ketels anders vorm te geven. Het gebrek aan servicemonteurs maakt dat we niet aan onze verplichtingen kunnen voldoen. Door de toestellen te monitoren kunnen we de termijnen tussen een onderhoudsbeurt in oprekken. Jij hebt een begroting gemaakt en een plan voor de implementatie. Samen met hoofd planning geef je vorm aan de inhoud van het plan en voer je het uit.

Vereisten

  • Affiniteit met ons vakgebied

Zomaar een dag als officemanager…

‘s Ochtends kom je aan op kantoor. Je hebt om 9:00 een gesprek met een leverancier van gereedschapsbeheersystemen. We lopen namelijk regelmatig tegen het feit aan dat gereedschap niet op de plek ligt waar het hoort, dan grijpt de monteur mis. Soms ligt het in een bus, soms op een andere plek, soms is iemand er al mee bezig. Het zijn de wat duurdere gereedschappen waarvan we graag zouden willen weten waar het is. Bedoeling is om een pilot op te zetten voor het gereedschapsbeheer en dat later uit te breiden. Later die dag beoordeel je het ontwerp van de wervingscampagne van een nieuwe dakdekker voordat die uitgezet wordt. Je geeft akkoord op de facebookcampagne, maar de reclameborden laat je iets aanpassen. Eind van de dag staat een gesprek gepland met een medewerker waarvan je het contract gaat verlengen. Je hebt een paar verbeterpunten die je met hem wil bespreken voordat de handtekening onder het contract gaat. Na 16.00 wordt het rustig op kantoor, mooi de tijd om je rapportage van die week voor het overleg met directie uit te werken. Je werkt je mail nog even bij en sluit je computer af voor vandaag.

Jouw plek in de organisatie

Ons bedrijf heeft een bijzonder platte structuur. We werken dan ook met z’n allen in een groot open kantoor; Monteurs, planners, calculatoren, directie en klanten, je hebt met werkelijk iemand te maken! Jouw rol bestaat voor het grootste deel uit het vertalen van het beleid van de directie naar de werkvloer. Communiceren en implementeren. Je werkt samen met alle collega’s in het bedrijf en rapporteert aan de directie. Je bent op de hoogte van de protocollen en werkwijzen maar wars van bureaucratie. Je durft beslissingen te nemen en draagt de bijbehorende verantwoordelijkheid.

Wie ben je?

Voor deze functie zoeken we een breed georiënteerde persoonlijkheid. Je kan goed met mensen omgaan en je kan inhoud en relatie van elkaar scheiden. Je bént Freek en wil graag onderdeel worden van ons familiebedrijf! Je bent zelfverzekerd, maar niet arrogant en houdt van een goede grap! Onze medewerkers zijn ons grootste kapitaal dus daar gaan we zorgvuldig mee om. Je kijkt naar het bedrijf met een kritische bril, je bent op zoek naar verbeterpunten. Binnen de functie heb je veel vrijheid en je doet veel verschillende dingen, je moet dus goed kunnen schakelen tussen je verschillende taken. Gezond verstand gecombineerd met managementvaardigheden.

Gewoon even praktisch

De functie zal 24 uur per week in beslag nemen. Werk je liever meer? Dan kunnen we in overleg met elkaar extra werkzaamheden toevoegen aan de functie, denk hierbij aan technische zaken danwel planning of administratie. Freek van Os heeft een bezetting van 6:30 tot 18.00 en is 24/7 bereikbaar. Natuurlijk ben je zelf niet op ieder moment aanwezig. We hebben pauzes met elkaar op vaste tijden, helaas geen kok in onze keuken dus je neemt je eigen lunch mee. We zijn prima bereikbaar per openbaar vervoer (200 meter vanaf het treinstation Voorschoten), maar de meeste collega’s komen op de fiets. We praten op de vrijdagmiddagborrel onder het genot van een biertje of wat fris de week met elkaar door. We vieren hoogtepunten met elkaar, zoals een nieuwe bedrijfswagen of jubileum van een collega. We BBQ-en eenmaal per jaar met alle gezinnen, laten kerst en sinterklaas niet zomaar voorbij gaan.

Wat heb je

Je hebt een afgeronde HBO-opleiding in techniek en/of management of 5 jaar werkervaring binnen een vergelijkbare functie

Je hebt aantoonbare ervaring in een leidinggevende functie

Je bent bekend met de bedrijfseconomische processen in de installatiebranche

Je kan goed met mensen omgaan en je kan inhoud en relatie van elkaar scheiden.

Je bént Freek en wil graag onderdeel worden van ons familiebedrijf!

Je bent zelfverzekerd, maar niet arrogant en houdt van een goede grap!

Je kijkt naar het bedrijf met een kritische bril, je bent op zoek naar verbeterpunten.

Een goed salaris op basis van de CAO, met goede secundaire arbeidsvoorwaarden horen bij deze functie.

Wat kunnen we bieden

Werken bij Freek van Os betekent werken bij een gedreven en professioneel bedrijf. Met je collega’s functioneer je als team en samen werken we aan een goed resultaat.

Bij Firma Freek van Os is veel ruimte voor eigen ideeën en eigen verantwoordelijkheid en elke dag is anders. Juist dit maakt het uitdagend om bij ons te werken.

Firma Freek van Os is een erkend leerbedrijf: Als het nodig is kun je trainingen en opleidingen volgen, om je te specialiseren in een bepaalde richting of om je kennis uit te breiden. Jouw persoonlijke ontwikkeling vinden we namelijk belangrijk.

Meerdere keren per jaar worden er werkuitjes georganiseerd; van uiteten tot paintballen. Op vrijdagmiddag wordt er een biertje of cola met elkaar gedronken om de week af te sluiten.

Solliciteren?

Herken jij jezelf in deze vacature? Stuur een mail met je CV naar [email protected] of bel naar 071-5763559 en vraag naar Marijke.